Unterstützung von Berufspraktikantinnen
Effektives Mentoring
Der einfache Weg zum Berufspraktikum
Ein erfolgreich durchgeführtes Berufspraktikum ist eine Win-Win-Situation sowohl für das KMU als auch für die Studierenden.
Die Studierenden erhalten die Möglichkeit, das auf der Hochschule Erlernte um praktisches Wissen aus dem Arbeitsumfeld zu ergänzen. Dies ermöglicht den Studierenden auch einen umfassenden Blick auf ihr Studienprogramm.
Die KMU wiederum erhalten die Möglichkeit, eine neue Mitarbeiterin bzw. einen neuen Mitarbeiter zu rekrutieren und somit Zugang zu neuem Wissen, Methoden und den Ressourcen der Hochschulen.
Diese Broschüre beinhaltet Tipps zur Gliederung des Mentoringprozesses, um eine langfristige Partnerschaft zwischen KMU und Praktikantinnen bzw. Praktikanten zu unterstützen.
- Praktikantinnen und Praktikanten verrichten Arbeitsleistungen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Aufgaben bestmöglich verrichten und ihre Produktivität steigern, indem sie Routine- oder sehr zeitintensive Tätigkeiten an Praktikantinnen bzw. Praktikanten abgeben. Dies können Aufgaben wie Auswertungen, Recherche, zu Ende führen von begonnen Arbeiten etc. sein.
- Die Arbeit mit Praktikantinnen und Praktikanten gewährt der Mentorin bzw. dem Mentor noch bessere Einsicht in ihr eigenes Tätigkeitsfeld. Im Rahmen derartiger Aufgaben sieht man den eigenen Job aus einer anderen Perspektive, lernt Neues über ihn und entdeckt oft Chancen und Verbesserungsmöglichkeiten.
- Mithilfe von Praktikantinnen und Praktikanten kann die Zusammenarbeit der Belegschaft verbessert werden. Oft erledigen Praktikantinnen und Praktikanten eine Vielzahl an Aufgaben, die sich über mehrere Unternehmenseinheiten erstrecken, und mit den unterschiedlichsten Personen im Unternehmen interagieren. Dies kann dazu beitragen, Vorbehalte innerhalb der Belegschaft abzubauen und die kollegiale Zusammenarbeit zu fördern.
“Mentoring erfordert volles Engagement”
Eine bewährte Vorgehensweise ist es, jeder Praktikantin und jedem Praktikanten eine Mentorin bzw. einen Mentor zur Seite zu stellen. Das heißt jedoch nicht, dass die Mentorin bzw. der Mentor ihre bzw. seine ganze Zeit der Praktikantin oder dem Praktikanten widmen muss. Laut Studien sollte bis 30 Prozent der Mentoringzeit darauf verwendet werden, Anweisungen zu geben, mit der Praktikantin bzw. dem Praktikanten zu arbeiten und ihre bzw. seine Arbeit zu kontrollieren. Abhängig vom Mentoringstil und der Erfahrung der Mentorin bzw. des Mentors können diese Tätigkeiten auf zehn Prozent ihrer bzw. seiner Arbeitszeit reduziert werden, damit genügend Zeit bleibt, neben der Tätigkeit als Mentorin bzw. Mentor auch den eigentlichen Aufgaben nachzukommen.
Nichtsdestotrotz wird es notwendig sein, einen Teil der eigentlichen Aufgaben der Mentorin bzw. des Mentors auf die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufzuteilen, um eine entsprechende Betreuung der Praktikantin bzw. des Praktikanten zu ermöglichen. Der Zeitaufwand, den eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Mentoring aufbringt, sollte in der Unternehmensplanung evaluiert werden. Dieser Aufwand sollte dadurch ausgeglichen werden, dass das Unternehmen mit der Praktikantin bzw. dem Praktikanten über eine zusätzliche Arbeitskraft verfügt.
“Mentorinnen und Mentoren sollten über Erfahrung im Personalbereich verfügen”
In Unternehmen mit einer Personalabteilung fallen Berufspraktika oft in die Verwantwortlichkeit dieser Abteilung. Die Aufgabe einer Mentorin bzw. eines Mentors besteht allerdings nicht darin, die Recruitmentstrategie des Unternehmens umzusetzen, sondern ihr Wissen und ihre Fähigkeiten an die Praktikantinnen und Praktikanten weiterzugeben. Daher kann unter der Voraussetzung, dass jemand über grundsätzliche Mentoringfähigkeiten verfügt, jede bzw. jeder als Mentorin bzw. Mentor fungieren.
“Ein Berufspraktikum hat keinen Nutzen für die Mentorin bzw. den Mentor”
Gute Berufspraktika sind nicht nur für das Unternehmen und die Praktikantin bzw. den Praktikanten von Nutzen, sondern auch für die Mentorin bzw. den Mentor. Mentorinnen und Mentoren geben wertvolle Fähigkeiten, Wissen und Erfahrung an die Praktikantinnen und Praktikanten weiter und helfen ihnen, sich beruflich und auch persönlich weiter zu entwickeln. Im Gegenzug verspricht die Mentoringtätigkeit eine Möglichkeit, die Effizienz von Prozessen innerhalb des Unternehmens neu zu beurteilen. Zusätzlich bringt eine Praktikantin bzw. ein Praktikant frischen Wind mit solidem theoretischem Wissen in möglicherweise festgefahrene Strukturen. So sind Praktikantinnen und Praktikanten ein wertvoller Gewinn für das Team eines KMU.
Für ein gelungenes Praktikum sollten KMU folgende Schritte beim Aufsetzen eines Mentoringsystems einplanen:Benennen Sie eine verantwortliche Person, die die Praktikantin bzw. den Praktikanten führt, unterstützt und ihre bzw. seine Tätigkeit kontrolliert. Diese Person sollte keine Vorgesetzte bzw. kein Vorgesetzter außer Reichweite sein, sondern jemand, die bzw. der in regelmäßigem Kontakt mit der Praktikantin bzw. dem Praktikanten steht.
Sorgen Sie dafür, dass sich die künftige Mentorin bzw. der künftige Mentor einer Schulung hinsichtlich der Mentoringtätigkeit unterzieht. Manchmal bieten Hochschulen derartige Trainings oder Beratungen an. Andernfalls findet sich im Internet reichlich Infomaterial zu diesem Thema.
Setzen Sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Ablauf und das Ziel des Praktikums auseinander. Die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen einen klaren Blick auf das Praktikum und dessen Verlauf haben, um zu wissen, welche Leistungen sie von der Praktikantin bzw. dem Praktikanten in diesem Rahmen erwarten können und welche Rolle sie spielen sollen, um die Praktikantin bzw. den Praktikanten zu unterstützen.
Planen Sie ein regelmäßiges Monitoring während des Praktikums ein. Um ein erfolgreiches Praktikum sicherzustellen, sollten Mentorinnen und Mentoren im Vorfeld klar abstecken, welche Leistungsziele die Praktikantin bzw. der Praktikant in der vorgegebenen Zeit erreichen sollte. Indikatoren zur Überprüfung der Erreichung dieser Leistungsziele sollten regelmäßig überprüft werden.
Regelmäßiger Austausch mit der Praktikantin bzw. dem Praktikanten über die Zufriedenheit, mögliche Probleme und sonstige Angelegenheiten ist wichtig, um ein gelungenes Praktikum zu gewährleisten. Praktikantinnen bzw. Praktikanten, die gehört, deren Meinung beachtet und die Aufgaben übertragen bekommen, die als wichtig empfunden werden, werden auf hohem Niveau reüssieren.
Informieren Sie sich über die theoretischen Kenntnisse. Verschaffen Sie sich durch Gespräche mit der Praktikantin bzw. dem Praktikanten (und der Institution) einen Überblick darüber, wie das Studium verläuft, über welches Wissen die Praktikantin bzw. der Praktikant verfügt und wie dieses Wissen in Form der übertragenen Aufgaben im Unternehmen angewandt werden kann.
Bringen Sie die Praktikantin bzw. den Praktikanten mit einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter zusammen, die bzw. der einen ähnlichen Aufgabenbereich bearbeitet. Da ein Teil des Mentorings darin besteht, durch Learning by Doing Wissen weiterzugeben, ist es wichtig, dass Praktikantinnen und Praktikanten Tätigkeiten von Personen nähergebracht werden, die über mehrjährige Erfahrung auf dem jeweiligen Gebiet verfügen.
Beziehen Sie die Expertise von Mentorinnen und Mentoren bei der Einstellung künftiger Praktikantinnen und Praktikanten mit ein. Das Ziel aller Recruitmentverfahren besteht nicht nur darin, qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. Wichtig ist insbesondere, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut ins Unternehmen passen, dem Unternehmen gegenüber loyal sind und auch neue Ideen beisteuern und als Teil der Belegschaft einen Mehrwert darstellen. Durch “normale” Recruitmentverfahren werden Sie derartige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht finden. Am erfolgversprechendsten ist es, Mentorinnen bzw. Mentoren über einen längeren Zeitraum prüfen zu lassen, ob Praktikantinnen bzw. Praktikanten gut ins Unternehmen passen.
Stellen Sie sicher, dass dies kein Tabuthema in Ihrem Unternehmen darstellt und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Umfeld schaffen, in dem die Praktikantin bzw. der Praktikant ihre bzw. seine Bedürfnisse offen mitteilen kann.