Améliorer le tutorat
L’apprentissage facile pour les PME
Un contrat d’apprentissage mis en œuvre avec succès est une situation gagnant-gagnant pour la PME et pour l’étudiant.
L’élève a la possibilité de compléter l’apprentissage en classe avec des connaissances pratiques acquises sur son lieu de travail : cela lui donne une image complète de son programme d’études.
La PME a l’opportunité de recruter un nouvel employé et d’accéder aux nouvelles connaissances, techniques et ressources des établissements d’enseignement.
Cette brochure donne des conseils sur la manière de structurer le processus de tutorat pour favoriser un partenariat à long terme entre la PME et ses apprentis.
- Les apprentis aident à effectuer le travail. En partageant les responsabilités avec les apprentis dans des tâches routinières ou chronophages, telles que différents types d’analyses, la recherche de données, terminer des travaux inachevés, etc., les employés peuvent optimiser leur travail et augmenter leur productivité.
- L’assistance et la formation des apprentis donnent au tuteur une autre vision de son travail. Dans ces situations, on voit souvent son travail sous un nouveau jour, on découvre souvent de nouvelles opportunités ou des possibilités d’amélioration du travail.
- Les apprentis peuvent accroître la collaboration sur le lieu de travail : ils ont généralement besoin d’apprendre une multitude de tâches, réparties dans différents départements, et d’interagir avec des personnes de l’ensemble de l’entreprise. Cela peut souvent aider à briser les barrières entre les départements et à améliorer la collégialité.
« Le tutorat nécessite un membre du personnel entièrement dévoué »
Bien que le fait d’affecter un tuteur à chaque apprenti soit une bonne pratique, cela ne veut pas dire que le tuteur doive passer tout son temps avec lui. Selon certaines études, jusqu’à 30% du temps des tuteurs peut être consacré à donner des instructions, à travailler avec l’apprenti et à surveiller son travail. Selon le mode de tutorat et l’expérience du tuteur, ce pourcentage peut ne pas dépasser 10%, ce qui laisse suffisamment de temps au tuteur pour s’acquitter de ses tâches principales.
Néanmoins, une partie du travail régulier du tuteur doit être réaffectée à d’autres employés, afin de permettre l’encadrement de l’apprenti. Le coût du temps consacré par un employé au tutorat doit être évalué dans le plan de formation de l’entreprise et compensé par les gains liés à la presence de l’apprenti en tant que personne supplémentaire dans l’entreprise.
“ Les tuteurs doivent avoir de l’expérience en ressources humaines ”
Dans les entreprises dotées d’un service des ressources humaines, la formation et la gestion de l’apprentissage relèvent souvent du service des ressources humaines. Cependant, le travail d’un tuteur ne consiste pas à gérer la stratégie en matière de compétences de l’entreprise. Il appartient à celui-ci de transmettre ses compétences personnelles et ses méthodes de travail à un apprenti. Ainsi, avec un peu de formation de base en compétences de tuteur, tout le monde peut être tuteur.
« L’apprentissage n’a aucun avantage pour le tuteur »
L’apprentissage profite non seulement à l’entreprise et à l’apprenti, mais aussi au tuteur. Ils transmettent aux apprentis des compétences, des connaissances et des idées précieuses pour les aider à progresser professionnellement et personnellement. En retour, le tutorat offre aux tuteurs l’occasion d’optimiser l’efficacité des procédures établies dans l’entreprise. Il apporte également une nouvelle perspective aux procédures figées des collaborateurs ayant une solide formation théorique. De cette manière, les apprentis peuvent apporter une contribution précieuse à toute équipe de la PME.
Pour mettre en œuvre un programme d’apprentissage efficace, les PME devraient envisager les étapes suivantes pour mettre en place leur système de tutorat :
Désigner une ou plusieurs personnes responsables pour guider et encadrer l’apprenti tout au long de l’apprentissage. Cette personne ne doit pas être un supérieur distant mais une personne en contact régulier avec l’apprenti.
Organisez-vous pour que le tuteur potentiel se forme sur la manière de devenir tuteur. En règle générale, votre établissement d’enseignement supérieur offre une formation ou des conseils dans ce domaine. Sinon, il existe une multitude de documents disponibles en ligne.
Partagez la description et l’objectif du programme d’apprentissage et de la mission avec votre personnel. Le personnel concerné de votre entreprise doit avoir une idée précise de la mission et de ses caractéristiques afin de savoir quels résultats attendre de l’apprenti dans le cadre du stage et quel rôle de soutien il doit jouer dans le tutorat.
Planifiez un suivi régulier pendant l’apprentissage. Pour permettre un apprentissage efficace, les tuteurs doivent élaborer calendrier des résultats à atteindre et des indicateurs de suivi qui doivent être vérifiés régulièrement.
Des discussions régulières avec l’apprenti sur la satisfaction et les problèmes éventuels survenant sur le lieu de travail sont essentielles pour garantir un niveau élevé de sécurité. Un apprenti qui est écouté, dont l’opinion est prise en compte et qui accomplit des tâches qu’il juge pertinentes sera certainement plus performant.
Soyez informés du progrès des études théoriques. Par le biais d’une consultation avec l’apprenti (et l’école), suivez l’évolution des études, les nouvelles connaissances acquises et leur application aux tâches accomplies par l’apprenti sur son lieu de travail.
Associez l’apprenti à un membre de votre personnel ayant la même fiche de poste ou une fiche de poste similaire à celle du stage. Étant donné que le tutorat implique la transmission des connaissances par la pratique, il est essentiel qu’il se fasse montrer comment effectuer des tâches par des personnes possédant des années d’expérience dans le domaine.
Demandez aux tuteurs d’évaluer les apprentis pour les emplois futurs au sein de votre entreprise : l’objectif de tous les processus de recrutement est de trouver non seulement des employés qualifiés, mais également des employés qui correspondent bien à la culture de l’entreprise, qui sont fidèles à l’entreprise et qui apportent également de nouvelles idées et valeurs ajoutées à l’effectif. Jamais avec un processus de recrutement «normal», vous ne trouverez de meilleures occasions de le faire qu’avec l’apprentissage. Le moyen le plus efficace consiste à faire en sorte que le tuteur vérifie si les apprentis conviennent bien à l’entreprise pendant une longue période.
Assurez-vous que le sujet n’est pas un tabou dans l’entreprise, que vos employés créent un environnement dans lequel l’apprenti se sent à l’aise pour discuter ouvertement de ses besoins particuliers et que votre personnel est habilité à les satisfaire.
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