Introduções eficazes para o seu negócio
Integração dos estagiários

Estágios Acessíveis para PME

Introdução

O valor acrescentado de uma boa fase de integração consiste em permitir que todos os envolvidos se sintam confortáveis uns com os outros, bem como com o ambiente circundante, a fim de começarem a trabalhar e a produzir o mais depressa possível.

É importante que, a partir do primeiro dia, a empresa estabeleça relações bem definidas e de confiança com os estagiários. Isso serve para garantir que todos saibam como se devem orientar e o que devem esperar uns dos outros. Além disso, garantirá que essas expetativas serão satisfeitas com eficiência ao longo do período de estágio.

A forma como se faz a introdução varia de empresa para empresa, dependendo da respetiva cultura e setor, bem como da natureza do próprio estágio. Este Livro descreve sucintamente como conceber uma integração eficaz.

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Como pode uma introdução eficaz aumentar o valor?

As primeiras impressões são importantes – os estagiários aos quais se proporciona uma introdução adequada à empresa são mais propensos a aderirem de forma mais entusiástica à missão, visão e valores da mesma. Isso traz benefícios adicionais, incluindo:

após a conclusão do o estágio, a maioria dos estagiários continua a trabalhar para o mesmo empregador e muitos são promovidos no prazo de 12 meses;
os estagiários motivados promovem uma melhor imagem da empresa entre os seus pares e perante os clientes;
os estagiários motivados aumentam os níveis de retenção de pessoal e melhoram a motivação dos funcionários.

Ultrapassando Problemas e de noções erradas

“Os estagiários só precisam do estágio para fins formais, pelo que não devemos atribuir-lhes tarefas sérias”

O problema dos estágios “irrelevantes”, nos quais se pede aos estudantes que façam apenas “fotocópias e digitalizações de documentos”, é exatamente aquilo que deve ser evitado. Nessas situações, ignoram-se os principais benefícios dos estágios, nomeadamente, no que se refere à transferência de conhecimentos e à potencial criação de valor para a empresa por parte dos estagiários, bem como à melhoria do processo de recrutamento, entre outros benefícios.

“Os estagiários não têm experiência suficiente para executarem tarefas sérias”

Os estudantes não devem encarados como pessoas jovens e inexperientes, mas sim como indivíduos motivados e ansiosos por saber mais, o que os incentiva a aprender e a ter um bom desempenho no respetivo estágio. Embora isso seja evidente, negligencia-se com frequência o facto de que quanto melhor for a preparação e formação que se dá aos estagiários, melhor será o seu desempenho na realização das respetivas tarefas, as quais, naturalmente, constituem parte do trabalho quotidiano da empresa.

Como integrar os estagiários de forma eficaz

Ao configurarem os procedimentos para integrarem os estagiários, as PME devem seguir estes passos-chave:

Apresente a sua empresa ao estagiário. Dedique tempo suficiente ao acolhimento do estagiário no primeiro dia. Forneça ao estagiário materiais suficientes que contenham informações e documentação sobre o seu negócio, a respetiva carteira de produtos e/ou serviços existentes no passado e no presente, e previstos para o futuro, bem como a estratégia da sua empresa.
Informe o estagiário quanto aos aspetos práticos necessários. Isso pode incluir uma visão geral da infraestrutura e uma visita guiada à mesma; os horários e regras da empresa; quaisquer instruções de segurança importantes e equipamentos de proteção necessários; um endereço de email personalizado e os códigos de acesso exigidos para começar a trabalhar, etc.
Crie um plano de integração, a fim de assegurar uma experiência abrangente. Crie um plano formal, abrangendo aquilo que o estagiário deve saber, as pessoas que deve conhecer e as partes da empresa que deve visitar para entender a mesma. Crie um cronograma para essas atividades e partilhe a informação com o pessoal que lida com o estagiário.
Apresente o(a) estagiário(a) à sua equipa, informe-os quanto à colocação, e vice-versa. Ao acompanhar o estagiário na visita guiada às instalações da empresa, aproveite a oportunidade para o apresentar a todos os seus funcionários e para informar estes últimos quanto à colocação. Isso irá proporcionar-lhes a possibilidade de se conhecerem uns aos outros o mais depressa possível e abrirá as portas a futuras colaborações entre eles.

O estagiário precisa de conhecer os funcionários-chave da sua empresa, bem como as respetivas funções, para saber como se deve movimentar no espaço e quem deve abordar relativamente a diversas questões. Por outro lado, a sua equipa tem de estar bem informada a respeito do estágio, a fim de saber que resultados pode esperar por parte do estagiário e de que forma deve colaborar com ele e orientá-lo. Isso evitará atrasos desnecessários na comunicação e realização das tarefas que poderiam comprometer os resultados da colocação para ambas as partes.

Práticas Eficazes

Permita que o(a) estagiário(a) se familiarize com a cultura interna da sua empresa e que se integre na mesma. É possível que o estagiário chegue à empresa muito bem preparado a nível académico. No entanto, tenha em mente que esse estagiário pode não dispor de qualquer experiência prévia de trabalho e que o mundo do trabalho pode ser completamente novo para ele, o que fará com que precise de tempo para se ajustar ao ambiente laboral e à sua cultura interna. Cada organização tem uma cultura interna própria, pelo que é muito importante que seja transmitida ao estagiário. Quanto mais cedo o estagiário entender o seu contexto cultural, mais simples será a respetiva integração.

Integre o estagiário na vida social da empresa. Quer isso envolva conversar sobre o dispensador de água, ou beber umas cervejas depois do trabalho durante o fim de semana. Certifique-se de convidar o estagiário, a fim de garantir que o mesmo se sinta incluído. Incentive o estagiário a organizar o seu próprio evento do género “venham conhecer-me”.

Considerando as "necessidades especiais"

Em conjunto com o(a) estagiário(a), teste e valide a adequação de qualquer infraestrutura (instalações, equipamentos, etc.) que tiver preparado antes de o(a) integrar, e adapte tal estrutura, conforme necessário, com base nas informações fornecidas por ele(a).

Todas as pessoas com necessidades especiais devem sentir-se seguras enquanto trabalham nas PME. Isso significa que, não só o orientador, mas também todos os outros funcionários, devem estar cientes das necessidades dos estagiários e interagir com eles de forma acessível.

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